De afgelopen jaren zijn er regelmatig nieuwe
opdrachtgevers die Overwater het vertrouwen hebben
gegeven om het beheer van hun (agrarische) eigendommen
te gaan verzorgen. Eén van de laatste (maar zeker niet de minste) opdrachtgevers die dit heeft gedaan, is de Koninklijke Maatschap de Wilhelminapolder.

De Wilhelminapolder is het grootste landbouwbedrijf van Nederland en past goed bij ons kantoor qua werk- en denkwijze, bijvoorbeeld op het vlak van duurzaam bodemgebruik en digitalisering. Naast een aanzienlijke oppervlakte in eigen exploitatie, heeft de Wilhelminapolder ook gronden en gebouwen in eigendom die, al dan niet agrarisch, in gebruik zijn bij derden.
Sinds 1 januari 2020 worden deze eigendommen door Overwater beheerd. Graag vertel ik in over hoe het beheer door Overwater, in het bijzonder gedurende de opstartfase, in zijn werk gaat.  

Overwater werkt met CA3, het contractadministratiesysteem speciaal ontwikkeld voor de rentmeesterij. Met CA3 kunnen wij facturen en contracten genereren, wat een grote tijdsbesparing oplevert. Ook biedt het programma een overzichtelijke weergave van het volledige beheer van een opdrachtgever, onder meer door een koppeling naar een interactieve ArcGis-kaart. De opdrachtgever krijgt door middel van een webapp met viewerfunctie, CA geoide viewer genaamd, rechtstreeks inzicht in zijn dossier. De app is op een telefoon en tablet te gebruiken, zodat opdrachtgevers midden in het veld hun contracten en bijbehorende kaarten kunnen inzien. Overwater is momenteel het enige rentmeesterskantoor in Nederland dat deze app gebruikt en aan haar opdrachtgevers beschikbaar stelt.    

Juist omdat wij onze werkprocessen gedeeltelijk geautomatiseerd hebben, is het belangrijk, dat alle contracten van een opdrachtgever correct en volledig worden ingevoerd. De eerste stap bij het opstarten van nieuw beheer is altijd het uitvoeren van een inventarisatie. Daarvoor nemen wij een kaart van alle kadastrale percelen als basis. Daaroverheen worden alle contracten en eventuele aanvullende afspraken ingetekend. Vervolgens gaan wij een aantal zaken na: 

• Kloppen de oppervlaktes van de contracten? Vaak zien wij dat er (met name oudere) contracten zijn waar een verschil zit tussen de oppervlakte die op papier staat en de oppervlakte die blijkt uit het Kadaster. 
• Wat zijn de belangrijke data uit een contract, zoals de ingangsdatum, einddatum, betaal- en indexatiemomenten?
• Zijn de pachtprijzen die betaald worden marktconform en zo nee; is het mogelijk om de pachtprijzen aan te passen?   
• Zijn er in het verleden afspraken gemaakt in afwijking op het contract? Zijn die afspraken nog actueel? Moeten ze worden aangepast of geschrapt? 
• Hebben pachters de wens om hun bedrijf te vergroten, of zijn ze juist aan het afbouwen? Wat kan de verpachter daarin betekenen? 

Van de bevindingen van de inventarisatie wordt een verslag opgemaakt, dat met de opdrachtgever wordt besproken. Discrepanties worden verholpen en zo kunnen wij aan de slag gaan met een volledig opgefriste beheerportefeuille. Dat werkt voor de eigenaar, pachters en de rentmeester het prettigste. 

Het beheer voor de Wilhelminapolder, een bijzondere opdrachtgever, waar wij best een beetje trots op zijn, is inmiddels volledig opgestart. Wij onderhouden contact met de pachters, verlengen waar nodig contracten, factureren de pacht, huur en canon en verstrekken allerhande adviezen. Tweemaal per jaar wordt een actielijst opgesteld en besproken. Daarbij komt de stand van zaken in alle lopende dossiers aan de orde. 

'Maar hoe is die inventarisatie dan verlopen?' hoor ik de oplettende lezer denken. Wel, daarover kan ik niet meer meedelen dan dat het een genot was om zo'n volledige bijgewerkte, aangeleverde beheerportefeuille in onze systemen te mogen invoeren.

Benieuwd geworden naar onze dienstverlening? Wij komen graag met u in contact om de mogelijkheden te bespreken!